KZVK Rheinland-Westfalen

Nicht nur im Alter gut versorgt bei der KZVK Rheinland-Westfalen

Die Kirchliche Zusatzversorgungskasse Rheinland-Westfalen hat ihr Client Management auf ein integriertes Produkt umgestellt. Durch effizientere Prozesse hat die IT-Abteilung dadurch viel Zeit für andere wichtigen Aufgaben gewonnen. Seit mehr als 50 Jahren sorgt sich die Kirchliche Zusatzversorgungskasse Rheinland-Westfalen (KZVK) in Dortmund um die betriebliche Altersvorsorge derjenigen Mitarbeiter, die bei den an ihr beteiligten kirchlichen und diakonischen Arbeitgebern beschäftigt sind.

Neben der betrieblichen Zusatzversorgung mit ihren verschiedenen Ausgestaltungen bietet die KZVK ihren Kunden auch die Baufinanzierung von Wohnimmobilien und tritt im Rahmen ihrer Kapitaldirektanlage auch als Vermieter von Wohn- und Geschäftsräumen auf. Das breite Angebotsspektrum des Unternehmens spiegelt sich entsprechend in den 21 dort installierten Fachverfahren wider. Die dafür notwenige IT-Infrastruktur mit rund 200 PC-Arbeitsplätzen und mehr als 30 Servern betreut eine fünfköpfige IT-Abteilung. Eine der Haupttätigkeiten der IT-Administratoren bis Anfang letzten Jahres war die Installation von Betriebssystemen und Anwendungen auf den PC-Arbeitsplätzen, deren Hardware die KZVK turnusmäßig alle vier Jahre erneuert. Dabei erstellten die IT-Mitarbeiter zunächst ein Abbild der Festplatte eines typischen PC-Arbeitsplatzes pro Fachabteilung. Bei neuen Rechnern spielten sie dann dort das jeweils passende Image auf. Konnte ein Fehler bei einem bestehenden System nicht innerhalb einer vertretbaren Zeit gelöst werden, wurde der Arbeitsplatz ebenfalls mit einem neuen Image bedacht. Bereits Anfang 2007 stellte die KZVK dabei fest, dass diese Vorgehensweise in der Praxis zahlreiche Nachteile hatte: "Wir waren letztlich damit beschäftigt, rund 15 verschiedene Images zu pflegen – was an sich schon sehr aufwändig war", erinnert sich der Abteilungsleiter Alexander Kellmann zurück. "Und wenn es dann ein wichtiges Update einer Anwendung gab, war ein Mitarbeiter rund eine Woche damit beschäftigt, dies auf allen Arbeitsplätzen manuell einzuspielen."

Nur integriert funktioniert

Um diesen Prozess zu optimieren, machten sich die Administratoren auf die Suche nach geeigneten Produkten, um ihnen das Client Management insgesamt zu erleichtern. Über die Monate probierten sie dabei unterschiedliche Werkzeuge für die verschiedenen Aspekte der Verwaltung von PC-Arbeitsplätzen aus. Dabei entwickelte sich die Erkenntnis, dass nur ein Produkt, das Betriebssystemverteilung, Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenzmanagement nahtlos integriert, auch den letztlich erhofften Effizienzgewinn bringen kann. "Bei vielen Speziallösungen müssen viele Mitarbeiter viel Spezialwissen aufbauen, was nicht effektiv ist. Daher haben wir uns Ende 2007 auf die Suche nach einer Software konzentriert, die alle notwendigen Funktionen unter einer Oberfläche abdeckt", reflektiert der IT-Leiter der KZVK. Im nächsten Schritt besorgte sich Alexander Kellmann nach einer Marktrecherche im Internet Evaluationsversionen verschiedener Produkte, darunter auch Enteo Netinstall, Novell ZENworks und die ACMP Suite von Aagon. In einem rund zwei Monate langen praktischen Labortest mussten die Werkzeuge dann ihre Praxistauglichkeit für die Bedürfnisse der KZVK unter Beweis stellen. Schließlich entschied sich das Unternehmen für die ACMP Suite, da sie damit unter anderem auch ihre bisherige Inventarisierungssoftware und das Lizenzmanagement auf Excel-Basis ablösen konnten. "Für Aagon sprachen neben der hohen Qualität des Produkts zudem der gute Support sowie eine deutsche Benutzeroberfläche und deutschsprachige Dokumentation", erläutert der IT-Manager seine Entscheidung. "Nicht ausschlaggebend, aber sehr angenehm war zudem, dass das Produkt unter all den Kandidaten den günstigsten Preis hatte." Nachdem auf Basis einer Vorstandsvorlage der IT-Abteilung die Anschaffung schnell beschlossene Sache war, machte sich das Team Anfang 2008 an die Einführung der ACMP Suite. Dabei ließen sie sich die ersten vier Tage von einem Aagon-Consultant begleiten, der gemeinsam mit ihnen das Produkt installierte und die Funktionsweise der einzelnen Module im Detail erklärte. Gleichzeitig erstellte die IT-Abteilung Pakete für alle Softwareprodukte, die es im Haus zu installieren und administrieren gilt. Das erste praktische Rollout von Windows XP und Vista mit Anwendungen testeten sie an einer Charge neuer PCs, die zum Austausch vorgesehen waren. Kleine Probleme ließen sich dabei schnell mit Hilfe des Aagon-Supports lösen. So bereitete beispielsweise anfangs ein Treiber für eine neuartige Netzwerkkarte der HP-Rechner Probleme, da die ACMP Suite diese noch nicht kannte. Innerhalb eines Tages hatten die Entwickler von Aagon dafür jedoch eine Lösung gefunden und der KZVK gleich ein entsprechendes Software-Paket gepackt.

Abrechnung

Rund 12.000 Euro für Softwarelizenzen, drei Jahre Support und vier Tage Consulting lies sich die KZVK ihr neues Client Management kosten. Das Geld ist nach Meinung von Alexander Kellmann gut investiert: "Früher haben wir in einem Tag zwei neue Rechner installiert, mit Software betankt und am Arbeitsplatz in Betrieb genommen. Heute schaffen wir locker das Dreifache. Für Inventarisierung und Lizenzmanagement müssen wir so gut wie keine Zeit mehr aufwenden. Und das Einspielen beispielsweise einer neuen Java-Version kostet uns jetzt maximal zwei Stunden – statt einer Woche Turnschuhadministration." Dies lässt den fünf IT-Mitarbeitern der KZVK mehr Zeit für das Wesentliche: "Die Zeit, die wir durch effektive Administrationsprozesse sparen, können wir nun in andere wichtige Dinge investieren, wie etwa die Virtualisierung unser Server und die Migration auf den Windows Server 2008. Zudem können wir unseren Kollegen im Haus jetzt die interne Office-Programmierung und Schulungen anbieten, wofür wir vorher schlichtweg keine Zeit hatten", schließt Kellmann ab.

Fazit

Fünf IT-Mitarbeiter betreuten bei der KZVK rund 200 PC-Arbeitsplätze und mehr als 30 Server. Durch optimierte Prozesse beim Client Management können sie jetzt den Kollegen im Haus weitere Zusatzleistungen anbieten.