Der wichtige Schritt vor dem Lizenzmanagement

Lizenzmanagement ist wichtig. Wer zu viel Geld für Lizenzen ausgibt, kämpft nicht nur mit einer unnötig hohen Kostenstelle. Auch enorme Nachzahlungen bei ungeplanten Audits sorgen regelmäßig für Schweißperlen auf der Stirn von IT-Verantwortlichen und Geschäftsführern. Deshalb wird häufig unter Zeitdruck und viel zu oberflächlich irgendetwas zusammengebastelt, das als Lizenzmanagement bzw. Software Asset Management herhalten muss.

Schnell noch die Verträge sichten, Lizenzen in ein Tool importieren und Installationen automatisiert erfassen. Das alles ist selbstverständlich möglich, wenn man eine entsprechende Lizenzmanagementlösung im Einsatz hat.


Aber der Zeitaufwand und vor allem der Stress sind jedes Mal enorm. Ganz klar: Das will sich niemand antun. Eine transparente Übersicht ist das Ziel auf einem Weg, der viele Hürden und Ausflüchte bietet. Mal ist es das Tool, mal sind es fehlende personelle Ressourcen, Prozesse oder einfach das Wissen, wie mit diesem Problem umzugehen ist.

Stammdaten pflegen ist das A und O

Die regelmäßige Pflege und Beobachtung der Stammdaten ist deshalb das A und O eines umfassenden Managements von Softwarelizenzen. Nur so kann ein sicheres Fundament für ein übersichtliches Lizenzmanagement gelegt werden.

1. Personen

Auf keinen Fall sollten Personaldaten übersehen werden. Gerade bei der immer häufiger auftretenden Softwarelizenzierung nach Nutzer statt nach Client gewinnt dieses Thema an Bedeutung. Es müssen Fragen nach unterschiedlichen Nutzertypen, Tätigkeitsbereichen und einer eindeutigen Identifizierbarkeit beantwortet werden. Dazu kommt noch das wichtig On- und Offboarding, das bis in den Bereich der IT-Sicherheit reicht.

2. Standorte und Strukturen

Besonders für Unternehmen, die an mehreren Standorten verwurzelt sind, ist es wichtig eine übersichtliche Lizenzbilanzierung zu haben. Auch die internen Strukturen eines Unternehmens sollten in den Stammdaten regelmäßig abgebildet werden. So behalten alle Beteiligten den Überblick und aktive Verträge lassen sich einfacher zuordnen und bewerten.

Das alles ist wichtig, wenn Unternehmen sich um ein sicheres Fundament ihres Software Asset Management bzw. Lizenzmanagement bemühen. Kontinuität und klare Zuständigkeiten erhöhen die nahtlose Aktualität aller wichtigen Stammdaten.

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