Lizenzmanagement

Lizenzmanagement


Warum überhaupt Lizenzmanagement?

Die Antwort auf obige Frage ist ganz einfach: Um Kosten einzusparen und rechtlich abgesichert zu sein.

In vielen Unternehmen schlummern versteckte Kosten in Form von Überlizenzierung. Überlizenzierung tritt auf, sofern die IT mehr Lizenzen anschafft, als tatsächlich in der Praxis zum Einsatz kommen. Je nach Umfang und Lizenzkosten kann dieses Potential einen großen Teil des gesamten IT-Budgets ausmachen. Überlizenzierung hat verschiedene Ursachen: Eine hohe Fluktuation von Benutzern mit unterschiedlichen Software-Bedürfnissen, eine nur bruchstückhaft geführte Softwareinventarisierung oder die Sorge vor den rechtlichen Folgen, falls zu wenige Lizenzen angeschafft wurden. Nicht wenige IT-Administratoren haben die Einstellung „Lieber zu viel, als zu wenig!“. Da das Lizenzmanagement, unberechtigterweise, als vermeintlich komplizierte Aufgabenstellung angesehen wird, kommt es zu unnötigen Anschaffungen beim Softwareeinkauf.

Das moderne Lizenzmanagement setzt auf der Basis der existierenden Softwareumgebung auf und macht die Ist- und Soll-Situation deutlich. Dieser Vorgang ist für den Geschäftsbetrieb vollkommen transparent – es kommt zu keinerlei Unterbrechungen oder Störungen. Natürlich müssen IT-Verantwortliche das Lizenzmanagement, mit verhältnismäßig geringem Aufwand, umsetzen können. Ansonsten würden die Einsparpotentiale sofort wieder verlorengehen.

Unsere bisherigen Erfahrungen aus der Praxis besagen, dass in vielen Unternehmen mehr als 30 Prozent der einst erworbenen Softwarelizenzen nicht mehr genutzt werden und aller Wahrscheinlichkeit nach nie wieder zum Einsatz kommen werden. Durch ein effektives Management können Jahr für Jahr erhebliche Investitions- und Pflegekosten eingespart werden, bis zu 30 Prozent sind realistisch.

Ein zweiter, sehr großer, Einsparungsschritt besteht durch die gezielte Wiederverwendung von bereits angeschaffter Software. Anstelle eines Neuerwerbs, wird die vorhandene Lizenz auf einen anderen Arbeitsplatz übertragen. Wer seine Lizenzzahlen exakt analysiert kann zudem mit dem Hersteller ein möglicherweise kostengünstigeres Lizenzierungsmodell aushandeln.

Dank einer gezielten Verknüpfung von Softwareverteilung, Inventarisierung und dem Lizenzmanagement erhöht sich der mögliche Automatisierungsgrad einmal mehr. Konsequent genutzte Automatisierung ist und bleibt der Schlüssel für nachhaltige Einsparungen und Effizienzsteigerungen in der IT. Gründe genug also, sich noch intensiver mit dem Thema Lizenzmanagement zu beschäftigen.

Aagon unterstützt mit ACMP seine Kunden bei der Einführung und Umsetzung des Lizenzmanagements über drei Stufen:


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1. Erfassung der installierten Software

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2. Erfassung der vorhandenen Lizenzen

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3. Compliancecheck (engl. Compliance = Erfüllung)

Weitergehende Überlegungen wie aus den Ergebnissen wirtschaftliche und funktionelle Nutzen für das Unternehmen gezogen werden können und welche organisatorischen und technischen Schritte dafür nötig werden, können erst angestellt werden, nachdem diese drei Schritte vollzogen sind. Gern helfen Ihnen unsere Experten bei Ihrem Vorhaben mit praxisrelevanten Tipps aus ihrer langjährigen Erfahrung. Lizenzmanagement ist keine einmalige Maßnahme, es handelt sich vielmehr um einen kontinuierlichen Prozess, der mithilfe der Automatisierung kostensparend umgesetzt wird.

Weitergehender Nutzen

Ist erst einmal bekannt welche Software Assets vorhanden sind, beginnt die IT weiteres Potential auszuschöpfen. Dies umfasst die Möglichkeit Software zu standardisieren, die Zahl der eingesetzten Produkte gezielt zu reduzieren, Update-Varianten anstelle deutlich teurerer Vollversionen zu erwerben, Installationen von der Menge der verfügbaren Lizenzen abhängig zu machen oder die automatische Deinstallation von Produkten bei Abteilungswechseln. Die unterschiedlichen Lizenzregularien, beispielsweise Volumenlizenzen, Standort-/Campus-Lizenzen oder Unternehmenslizenzen, berücksichtigt das Lizenzmanagement ebenso wie die verschiedenen Lizenzklassen und Lizenzmetrik von der Vollversion, über das Upgrade bis hin zur klassischen Client Access License (CAL).

Kostenloser Rechtsleitfaden

Gemeinsam mit dem Rechtsanwalt Horst Speichert hat Aagon einen Rechtsleitfaden erstellt. Diesen „Lizenzmanagement Rechtsleitfaden“ stellen wir Ihnen gern kostenfrei zur Verfügung. Hintergrundinformationen und Praxisbeispiele zu rechtlichen Rahmenbedingungen sind nur zwei der interessanten Punkte, die wir gemeinsam auf rund 20 Seiten für Sie aufbereitet haben.