10 Tipps zum Lizenzmanagement in Unternehmen

Soest, 23. August 2011 - Ein strukturierter Umgang mit Softwarelizenzen schützt Unternehmen nicht nur vor juristischen Konsequenzen einer Unterlizenzierung oder Mehrausgaben durch Überlizenzierung. Lizenzmanagement ist letztlich auch ein Prozess für den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmenswerten. Um IT-Leiter, CIOs und IT-Administratoren bei der Erhaltung dieser Werte zu unterstützen, hat Aagon GmbH zehn Tipps für den effektiven Umgang mit Softwarelizenzen in Unternehmen zusammengestellt.

1. Bestimmen Sie einen verantwortlichen Lizenzmanager

Der erste Schritt zu einem funktionierenden Lizenzmanagement ist nicht der Kauf eines entsprechenden Werkzeugs, sondern die Ernennung eines verantwortlichen Lizenzmanagers. Dessen Aufgabe besteht vornehmlich darin, die für das Lizenzmanagement notwendigen Prozesse im Unternehmen zu etablieren, laufend zu überprüfen und in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung gegebenenfalls anzupassen. Da diese Aufgabe vornehmlich kaufmännische und organisatorische Komponenten hat, muss ein Lizenzmanager nicht zwangsläufig aus der IT-Abteilung stammen oder einen entsprechend technischen Hintergrund besitzen. Beispielsweise könnte auch ein Mitarbeiter aus dem Einkauf, der sich auf Vertragsmanagement spezialisiert hat, ein guter Kandidat für einen Lizenzmanger sein.

2. Konsolidieren Sie Ihre Software

Je kleiner die Programmvielfalt in einem Unternehmen ist, desto einfacher ist auch das Management der jeweiligen Lizenzen. Natürlich darf die Konsolidierung von Software nicht auf Kosten der Produktivität gehen. Doch allein die Anzahl von unterschiedlichen PDF-Tools auf ein Mindestmaß zu begrenzen, erspart der Systemadministration und dem Support bereits beträchtlich Arbeit. Wenn dann beispielsweise statt fünf verschiedener Anwendungen zur Bildbearbeitung nur eine Version einer Software zum Einsatz kommt, lassen sich nicht nur deren Lizenzen durch Mengenrabatte günstiger beschaffen. Die IT-Abteilung kann für diese Software auch besseren Support leisten, da sie eben nur noch eine Grafiksoftware unterstützen muss. Und auch der Lizenzmanager wird dies begrüßen, da er sich nur in die Nutzungsbedingungen eines Grafiksoftware-Herstellers einarbeiten muss.

3. Zentralisieren Sie die Beschaffung von Software

Software sollte im Unternehmen grundsätzlich nur von einer zentralen Stelle aus beschafft werden. Dies vermeidet einerseits, dass sie über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangt. Andererseits hat nur ein zentraler Software-Beschaffer effektiv die Möglichkeit zu prüfen, ob noch freie Lizenzen im Unternehmen vorhanden sind oder eventuell alternative Software in Frage kommt. Zudem lässt sich so auch die Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger deutlich vereinfachen.

4. Achten Sie auf eine korrekte Lizenzierung

Dieser Punkt ist wohl einer der schwierigsten im gesamten Lizenzmanagement-prozess. Die hohe Kunst besteht darin, die für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen – die dabei nicht zwangsweise immer die mit dem günstigsten Preis ist. Zwei Beispiele: Für Microsoft Exchange gibt es Lizenzen auf Benutzer-Basis oder Gerätebasis. Wählt ein Unternehmen die Gerätebasis und möchte dann zusätzlich auch per Smartphone auf Exchange zugreifen, werden plötzlich weitere Gerätelizenzen fällig. Beispiel zwei: Bei Microsoft Office mögen manche Unternehmen versucht sein, günstige Home&Business-Lizenzen zu kaufen. Was sie dabei gerne übersehen ist, dass es hier einen Lizenzschlüssel pro Installation gibt und die Software zudem von dem jeweiligen Datenträger installiert werden muss. Eine automatische Verteilung von Software mit einem Unternehmensschlüssel ist bei dieser Lizenz explizit untersagt. Zudem muss die IT-Administration alle Lizenzschlüssel dokumentieren und gemeinsam mit den Datenträgern archivieren. Der enorme Mehraufwand für die Einzelinstallationen sowie für die Administration der Datenträger und Lizenzschlüssel kann dann den im Vergleich zur Volumenlizenz günstigeren Einkaufspreis schnell mehr als zunichtemachen. Da jeder Softwarehersteller bei den Lizenzbedingungen sein eigenes Süppchen kocht, ist großen Unternehmen hier zu raten, an Lizenzschulungen der großen Hersteller wie Microsoft oder Adobe teilzunehmen. Kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen bei solchen Fragen hingegen auf Lizenzfragen spezialisierte Software-Asset-Management-Partner (SAM) weiter wie etwa Aagon GmbH.

5. Integrieren Sie Ihr Lizenzmanagement in Ihr Clientmanagement

Zu einem einheitlichen Prozess für die Beschaffung von Software gehört ein einheitlicher und zentral gesteuerter Prozess für deren Installation. Dieser lässt sich am besten mit einem professionellen Clientmanagement-System (CMS) umsetzen. Die Inventarisierungsfunktion des CMS liefert dabei regelmäßig aktuelle Daten über alle im Unternehmen installierte Software. Das Lizenzmanagement stellt diese dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks den im CMS hinterlegten Lizenzpaketen gegenüber und weist Über- und Unterlizenzierungen aus. Getrennte Systeme für Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenzmanagement führen zwangsläufig zu Reibungsverlusten, redundanten oder fehlenden Daten sowie einem Mehraufwand in der Administration. Achten Sie bei der Auswahl zudem darauf, dass das Clientmanagement-System alle PCs in Ihrem Unternehmen abdeckt – also auch mobile und externe Geräte wie Notebooks oder Heimarbeitsplätze.

6. Weisen Sie Open-Source- und Gebrauchtsoftware gesondert aus

Bedenken Sie, dass der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware in Unternehmen kostenpflichtig sein kann. So setzen viele Firmen beispielsweise die Datenbank MySQL ein und vergessen dabei, dass für dieses Produkt im kommerziellen Umfeld eine Lizenzpflicht besteht. Daher sollte ein Lizenzmanager auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und diesen Softwaretyp im Lizenzmanagement separat ausweisen. Ähnliches gilt für gebrauchte Software: Da die Rechtslage bei gebraucht beschaffter Software noch unklar ist, empfiehlt es sich auch hier, diese Lizenzen gesondert im Lizenzmanagement auszuweisen. So lässt sich das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser bewerten.

7. Bewahren Sie Lizenznachweise und Datenträger zentral und sicher auf

Lizenznachweise und Datenträger von Software haben nichts im Bürozimmer des Anwenders oder gar in dessen Homeoffice verloren. Verwahren Sie stattdessen alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen zentral und an einem sicheren Ort auf. Dieser sollte nur autorisierten Personen aus der EDV und gegebenenfalls dem Einkauf zugänglich sein. Achten Sie auch darauf, dass dieser Ort speziell vor Feuer geschützt ist. Bewahren Sie dort dann sowohl alle Datenträger und Lizenzschlüssel sowie weitere Nachweise über die Beschaffung von Software wie etwa Rechnungskopien in Papierform auf. Zusätzlich empfiehlt es sich, diese Dokumente zu digitalisieren und im Clientmanagement-System bei den jeweiligen Lizenzpaketen zu hinterlegen. So haben Lizenzmanager, Einkauf und Administratoren immer sofortigen Zugriff auf alle Lizenzinformationen.

8. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Jedem Mitarbeiter eines Unternehmens muss klar sein, warum Lizenzmanagement für das Unternehmen und damit auch für seinen Job wichtig ist. Dies soll auch verhindern, dass Mitarbeiter selber Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren – und das Unternehmen gegebenenfalls dafür haftet. Softwarelizenzen sind Unternehmenskapital und Unternehmenswerte. Ein verantwortlicher Umgang damit muss von oben gelebt werden und kommt letztlich allen Mitarbeitern zu Gute.

9. Schließen Sie eine Betriebsvereinbarung und Mitarbeitervereinbarung ab

Jedes Unternehmen sollte eine Betriebsvereinbarung und/oder Mitarbeitervereinbarungen für die private Nutzung des Arbeitsplatz-PCs und des Internets abschließen. Dort empfiehlt es sich auf Grund der aktuellen Rechtslage in Deutschland, den Mitarbeitern die private Nutzung des PCs und des Internets zu untersagen. Wer dies nicht tut, läuft Gefahr, seinen Angestellten gegenüber als Anbieter von Telekommunikationsdiensten aufzutreten. Dies wiederum kann zu Einschränkungen bei dem zulässigen Zugriff auf die unternehmenseigenen Geräte und Daten führen, was wiederum das Client- und Lizenzmanagement erschwert oder gar unmöglich macht. Um Mitarbeiter durch solche Maßnahmen nicht zu demotivieren, können Unternehmen beispielsweise dedizierte Kiosk-PCs in den Pausenräumen aufstellen, an denen privates Surfen ausdrücklich gestattet ist.

10. Lassen Sie Ihren Lizenzstatus durch die Hersteller zertifizieren

Wer sein Lizenzmanagement allein oder mit Hilfe eines SAM-Partners in Ordnung gebracht hat, kann sich dies von den großen Softwareherstellern zertifizieren lassen. Den Zertifizierungsprozess selbst wickelt ebenfalls ein SAM-Partner ab. Ein entsprechendes Zertifikat beispielsweise von Microsoft bestätigt dann, dass das Lizenzmanagement eines Unternehmens effektiv aufgestellt ist und dass das Unternehmen aus Sicht dieses Herstellers korrekt lizenziert ist. Mit einem solchen Zertifikat ist man dann für ein Jahr vor Lizenz-Audits zumindest des austellenden Herstellers sicher. Gleichzeitig wirken solche Zertifikate positiv in der Außendarstellung, haben Signalwirkung auf andere Hersteller, die keine Zertifizierung anbieten, verbessern das eigene Risikomanagement und können sich auch positiv auf das Kreditranking eines Unternehmens auswirken. Schließlich ist ein solches Zertifikat auch eine positive Bestätigung für die eigenen Mitarbeiter. Denn sie erhalten damit einen offiziellen Nachweis, dass die ihnen auferlegten Einschränkungen dem eigenen Unternehmen tatsächlich zu Gute kommen.

Weiterführende Informationen insbesondere zu den rechtlichen Aspekten des Lizenzmanagements liefert zudem ein kostenloser Rechtsleitfaden von Aagon, der unter http://www.aagon.de/lizenzmanagement erhältlich ist.